Saiba maneiras de fazer para organizar uma empresa e seus processos internos.
A falta de organização pode atrapalhar os seus negócios. A desorganização influencia na gestão de tarefas no dia a dia de trabalho, comprometendo o cumprimento de prazos, o que é vital para a empresa. Além disso, ser desorganizado reflete na sua imagem, isto é, você passará uma imagem negativa para funcionários, fornecedores, clientes e clientes em potencial. Isso influencia diretamente na percepção que as pessoas têm e na confiança que podem depositar. As pessoas mais organizadas são vistas como produtivas e capazes. O maior desafio é perceber que precisa se organizar. Muitas vezes, não percebemos que a desorganização está atrapalhando. A tendência é tomarmos alguma atitude só depois de termos algum prejuízo, por isso é importante organizar uma empresa com seus processo e com gestão de qualidade na organização.
O primeiro passo para se organizar é definir data e horário para isso, pois, sem agendamento, dificilmente vai aparecer tempo. A dica é começar pelas áreas que incomodam mais, pois, geralmente são nelas que a desorganização está maior.
Há um método muito conhecido de organização para excelência. Veja a seguir:
Passo 1
Uma boa estratégia é começar a divisão da sua empresa em departamentos: Comercial, Marketing, Finanças, Administração e Compras existem em qualquer empresa!
Depois de divididos os seus departamentos, você começará o processo de idealização. Idealização é imaginar o departamento funcionando a pleno vapor, redondinho! Onde as coisas estão perfeitas, as coisas realmente funcionam. Cada departamento deve ter suas rotinas e seus resultados passados para números.
Passo 2
Comece a visitar seu território. Vá aos departamentos e faça uma reunião com sua equipe, explique detalhadamente cada ponto que começará a ser avaliado neste momento e também a recompensa que alcançarão. Verifique junto aos colaboradores da área quais são os resultados atuais e comece a verificar cada um destes itens. Anote dando notas.
Passo 3
Terminada a verificação, estipule uma meta de crescimento e privilegie os pontos críticos, aqueles pontos que afetam o seu negócio de maneira mais grave! Fique com uma cópia da documento e deixe com o responsável pelo setor para que ele possa ir melhorando, um prazo de 15 a 30 dias é suficiente para a segunda reunião.
Passo 4
Uma empresa é um organismo vivo, o que acontece em um departamento pode influenciar o outro, então alguns itens a serem verificados devem ser tratados com os gestores de áreas em conjunto! Não dá pra aumentar as vendas se há um gargalo enorme no processo de entrega e o departamento de compras e contratações ficarem por fora. Uma equipe com o objetivo declarado de crescimento da empresa e sua organização dos processos.
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Passo 5
Conferir crescimento é uma tarefa que deve ser vista com seriedade, com reunião agendada antecipadamente. Todos os convidados devem levar os seus relatórios, mesmo os que foram enviados e a conferência deve ser feito item a item, parâmetro a parâmetro, relatório a relatório. Cada um dos convidados a reunião irá mostrar seus resultados, um por um. Ao terminar sua apresentação, o próximo irá apresentar, até que todos tiveram a sua vez! Criada a cultura de excelência dentro de sua empresa, você iniciará um novo processo, o processo de melhoria contínua. Este processo depende de profissionais motivados, idealizadores e sonhadores, mas são essas pessoas que fazem a diferença para os negócios sabendo como organizar uma empresa.
