A maioria dos estudantes e profissionais de arquitetura saem da faculdade com um sonho: abrir seu próprio escritório. Mas, antes de mais nada, é essencial saber como administrar um escritório de arquitetura, para começar certo o negócio.
Abrir uma empresa, qual seja o seu ramo, é tarefa árdua, e exige que o empreendedor pense e analise processos e aspectos que jamais imaginou existir.
Do financeiro à criação, da captação de clientes à aspectos tributários, o empreendedorismo é uma caixa muito diversa e que exige, sobretudo, organização e gestão.
O Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) divulgou em 2014, números que mostram que, de cada 10 empresas abertas no Brasil, 6 não sobrevivem após cinco anos da abertura.
Muitos são os desafios. Mas, de acordo com dados de 2016 divulgados pelo SEBRAE, a falta de gestão, a logística, a incapacidade financeira ou técnica e problemas administrativos e contábeis, são os motivos do fechamento de 25% das empresas no Brasil.
É por isso que antes de abrir um negócio, é necessário estar preparado não somente no aspecto técnico, mas também no âmbito gerencial e empreendedor.
Saiba quais são as melhores dicas de como administrar um escritório de arquitetura, para que o seu negócio não esteja entre as estatísticas de empresas que não deram certo no Brasil.
O que é a gestão de um escritório de arquitetura?
Gerir é, em linhas gerais, aplicar um conjunto de ações que, se reunidas e bem executadas, otimizam as tarefas diárias de modo a alcançar a maior eficiência operacional possível na entrega de serviços, gerando crescimento e organização no escritório.
Por que é importante administrar bem um escritório de arquitetura
Uma gestão eficaz, é capaz de aumentar a produtividade e eficiência operacional de uma empresa, a redução e mitigação de custos ocasionados pela falha de comunicação entre colabores e clientes, e o capacidade de oferecer serviços com cada vez mais qualidade.
Por isso, igualmente importante à excelência técnica, uma empresa deve se preocupar com processos bem mapeados, e priorizar a gestão de ponta a ponta, para atender às exigências e necessidades de seus clientes.
10 dicas de como administrar um escritório de arquitetura
Planejamento e administração financeira
Saber quanto dinheiro entra em sua empresa e qual o provisionamento de saída, é essencial para manter a saúde financeira.
Além disso, os custos fixos e variáveis devem estar muito bem dimensionados e controlados para evitar maiores surpresas.
O empreendedor precisa, inclusive, ter um planejamento financeiro estratégico para impulsionar investimento, inovações que fomentem o negócio.
Conheça todos os custos e horas necessárias para cada projeto
Tão importante quanto um fluxo de caixa organizado, é ter em mãos as horas necessárias de serviço para cada tipo de projeto, o quanto de horas/homem serão necessárias, o quanto de investimento técnico/operacional serão necessários.
Assim, será possível realizar orçamentos assertivos e evitar prejuízos insustentáveis.
Estabeleça rotinas de acompanhamento de cada etapa do projeto
É necessário que o gestor esteja muito próximo do time e da execução de cada projeto. Por isso, estabelecer cadências que aproximem o gestor dos setores operacionais, facilita e otimiza a resolução de problemas.
Além disso, também melhora a execução de processos, podendo evitar grandes prejuízos e falhas.
Faça a gestão de processos do seu escritório
Gerir processos é fundamental para compreender toda a cadeia de serviços do escritório até a entrega ao cliente final.
Por isso, mapear e desenhar como deve ser o contato inicial com o cliente, como será a elaboração da proposta, como será o contrato, o escopo do serviço e a execução do projeto, é muito importante para a transparência e organização.
Assim, todos os processos devem estar bem mapeados e definidos, além de documentados.
Invista em tecnologias que facilitem e otimizem as tarefas
Atualmente, existem tecnologias e softwares disponíveis no mercado que auxiliam na gestão do escritório de arquitetura, e facilitam o trabalho de gestores no acompanhamento de prazos e cronogramas.
Bem como na estipulação de horas necessárias para a execução de cada projeto, além de fornecerem relatórios com indicadores de produtividade de cada equipe.
Sem dúvida, estas tecnologias podem ser grandes aliadas dos gestores.
Cuide de seus colaboradores
Mais importante que todo o aspecto financeiro, estratégico e operacional, o mais valioso recurso de uma empresa são as pessoas.
Por isso, um ambiente humano, colaborativo e saudável para os funcionários, é ferramenta imprescindível para que sua empresa entregue trabalhos cada vez mais diferenciados, e se destaquem na competitividade do mercado.
Mantenha uma boa comunicação com seus colaboradores, fornecedores e clientes
A comunicação é o ponto chave para que gestores, colaboradores, fornecedores e clientes, possuam interações produtivas e de parceria.
Por isso, invista tempo em reuniões expositivas e explicativas, alinhando sempre a expectativa da entrega e da qualidade desejada.
Esteja antenado a novidades e tendências de seu ramo de atuação
Quem não se atualiza, cedo ou tarde fica para trás, perde boas oportunidades e grandes clientes.
Conhecer e estar atento a tendências e novidades do mercado, é muito importante para manter a qualidade das entregas realizadas. Além disso, também ajuda a se tornar referência no seu mercado de atuação.
Defina metas realistas e prazos possíveis de se cumprir
Metas impossíveis de se alcançar e prazos difíceis de se cumprir desmotivam equipes, causam exaustão nos colaboradores e deixam clientes muito insatisfeitos.
Assim, estipular metas maduras e bem estudadas são o ponto chave do sucesso. Além disso, conhecer a sua empresa como um todo, ajudará a definir melhor os objetivos almejados.
Elabore estratégias para administrar um escritório de arquitetura
Um gestor não pode viver dia após dia sem ter planos traçados e objetivos futuros.
Ter uma visão 360º e saber o destino a que se pretender chegar, é essencial para o crescimento e evolução da empresa. Assim como para um engajamento cada vez maior do time.
