As escolas precisam manter registros precisos, como qualquer outro negócio. Embora possa parecer estranho pensar nas escolas privadas como empresas, elas são, na verdade, uma instituição que presta um serviço educacional.
O gestor de uma escola precisa ter controle sobre as finanças e a contabilidade do seu negócio, pois dele depende a continuidade do atendimento escolar. Este artigo foi escrito para ajudá-lo a entender um pouco melhor a importância da contabilidade nas escolas. Recentemente, a gestão escolar teve que mudar seus métodos por causa da crise.
Os gerentes tiveram que aprender com seus erros e acertos, que são habilidades essenciais para tomar decisões racionais durante uma crise financeira. O setor financeiro também teve que ser muito racional e organizado em seu planejamento, o que foi uma mudança necessária para enfrentar a crise.
A Melhor Escola entrevistou Husseine Fernandes, diretora-executiva da Meira Fernandes, para discutir as preocupações contábeis mais importantes para os gestores escolares. As mudanças na economia e nas finanças são significativas e é crucial que os gestores estejam bem informados.
Entenda como funciona a contabilidade para escolas
As escolas têm muitas questões financeiras e fiscais que vão além da sala de aula. A contabilidade é um tema que muitos educadores podem não conhecer muito, mas é uma parte importante da gestão de uma escola para manter a saúde financeira da instituição. O departamento de contabilidade se encarrega de atualizar os livros, e encontrar um escritório com especialistas em contabilidade escolar pode ser uma boa opção para garantir que tudo seja resolvido.
A principal motivação para um gestor escolar é ajudar a melhorar a sociedade e a educação como um todo, mas eles precisam lidar com o lado contábil das coisas para que a escola funcione adequadamente e pague seus funcionários. A gestão financeira adequada requer uma compreensão dos conceitos de despesas, custos e custos operacionais em uma escola. Esses números indicam o fluxo de caixa da empresa, controlando todas as transações financeiras que ocorrem na instituição.
A contabilidade desempenha um papel essencial em qualquer empresa, e saber como funcionam esses números é crucial para decisões administrativas bem informadas daqui para frente. As despesas, custos e custos operacionais da escola influenciam o dinheiro que entra na instituição, que pode incluir mensalidades e taxas dos alunos, bem como outros investimentos que sustentam o funcionamento da escola.
Os custos de funcionamento de uma instituição de ensino consistem em todas as despesas necessárias para o funcionamento da instituição. Esses custos podem ser divididos em custos diretos e indiretos. Os custos diretos são aqueles que estão ligados ao funcionamento real da instituição, como salários dos professores e materiais utilizados para o ensino. Os custos indiretos são aqueles que existem para manter a manutenção da escola, como o salário dos porteiros e as taxas de manutenção.
Por que a contabilidade é tão importante para escolas?
A gestão escolar precisa da contabilidade para ajudar a gerenciar o lado financeiro das coisas, diz Fernandes. A contabilidade fornece dados para a gestão analisar a situação econômico-financeira das escolas, auxilia na elaboração de orçamentos e fluxo de caixa, podendo também ser utilizada para outras pesquisas. A gestão tem que ter um sistema de contabilidade organizado para que eles possam sempre manter uma linha de receita azul, porque são nossos dados contábeis que as taxas são calculadas, etc.
As escolas têm que separar sua contabilidade em diferentes categorias, incluindo extratos bancários para contas correntes e aplicações financeiras, contratos firmados com terceiros (como arrendamentos) e documentos fiscais para aquisição de bens e serviços.
O gerente da escola deve manter notas detalhadas sobre todas essas categorias e atualizá-las regularmente. É fundamental que o gestor forneça relatórios contábeis e controles internos (como a situação das contas a receber e a pagar, extratos bancários, fluxo de caixa, contratos assinados, etc.) ao setor responsável pela contabilidade da escola. Estes afetam diretamente o fluxo de caixa da escola, e o gestor tem que manter um controle rígido sobre eles.
De que maneira a contabilidade ajuda as escolas no controle de gastos?
As escolas precisam de boa organização e relatórios financeiros porque geralmente têm uma quantidade constante de receita e despesas. Os alunos se matriculam, fazem aulas e ficam na escola o ano todo, o que significa que a direção da escola precisa ter uma boa visão do seu negócio e do mercado em que está inserida.
A contabilidade das escolas é um acessório que dá mais poder à gestão decisões, fornecendo-lhes relatórios financeiros. A Instituição Meira Fernandes sugere que as escolas tenham a mesma folha de pagamento durante o tempo de prestação de serviços educacionais, diz o diretor. A folha de pagamento é a maior despesa de uma empresa, e tem que ser igual durante esse período. A pirâmide abaixo deve ser utilizada para organizar as despesas e receitas da escola.
Vantagens de contar com o apoio de um escritório de contabilidade
Ao contratar uma empresa de contabilidade especializada em ensino superior, administradores universitários e membros do conselho têm mais tempo para se concentrar em outros aspectos de seu trabalho, melhor gestão financeira, um departamento jurídico que possam controlar e certificar-se de que estão atendendo a todos os requisitos fiscais. Suas finanças têm que ser bem organizadas.
Reduzir a burocracia, focar na qualidade do ensino e nas necessidades dos alunos, dar tranquilidade aos órgãos fiscalizadores e apoiar as decisões financeiras são aspectos de uma boa gestão escolar.
As escolas precisam ter o cuidado de rastrear e gerenciar os pagamentos dos alunos, bem como controlar os inadimplentes. O contador tem que trabalhar com a administração da escola para criar um plano para lidar com inadimplentes, incluindo a criação de acordos e manutenção do capital de giro. A documentação da escola também deve ser mantida em dia. A Contabilidade pode ajudar escolas e escolas de idiomas e cursos gratuitos a entender suas finanças com mais clareza, mantendo o controle da instituição. Nossos especialistas podem ajudar pré-escolas, jardins de infância, escolas primárias e técnicos.
